• TiRiordino Professional Organizer

Come fare la lista perfetta

Aggiornato il: apr 6

Il tempo è limitato ed è una risorsa che non possiamo recuperare.

Ma possiamo gestirlo!


I tanti impegni assorbono il tuo tempo da non avere neanche qualche minuto per leggere queste righe? Non ho tempo, non riesco a fare tutto, vorrei una giornata di 48 ore, … quante volte ti sei detto queste frasi? Ma ti sei mai chiesto se il problema non è un altro? Forse è come gestisci le tue attività e le possibilità che dai loro di rubarti il tempo …


È inappropriato dire “gestire il tempo”, non possiamo farlo, il tempo è fisso e uguale per tutti, ma una cosa la possiamo fare: gestire noi stessi e le attività che svolgiamo.


Le motivazioni sono fondamentalmente delle priorità!

Stabilire le priorità significa organizzare la propria vita, le priorità cambiano in base alle motivazioni. Facciamo un esempio: non hai tempo per lavare la tua automobile, ma se per farlo qualcuno ti offrisse 5'000 Fr. lo faresti di corsa!

Quindi non è mai la mancanza di tempo che ti impedisce di fare le cose ma la mancanza di motivazioni!


Al primo posto delle priorità c’è il “tempo indispensabile” (¹) ossia i bisogni essenziali alla nostra sopravvivenza (mangiare, bere, dormire, …), queste attività non puoi limitarle, rischieresti solo di compromettere la tua salute. Tutto il resto lo puoi gestire in modo da riuscire a fare ciò che è urgente e prioritario guadagnando anche lo spazio necessario per curare affetti, hobbies e passioni.

Quindi, cosa fare? Innanzitutto devi pianificare il tuo tempo imparando a fissare, appunto, le priorità: necessità, urgenze, scadenze (²) e il modo migliore è scrivere una lista.


Scrivere una lista aiuta tantissimo, perché quando scriviamo lasciamo traccia nella nostra memoria a lungo termine e in questo modo il nostro cervello è in grado di mettere in ordine le idee e di assimilare i concetti. Inoltre per attivare la memoria visiva ed aiutarla consiglio di usare colori diversi in base all’importanza.

Se non hai nessuna idea da dove cominciare, inizia a tenere un “diario di bordo”, annota tutte le tue attività e il tempo che impieghi. Dopo una settimana/dieci giorni fai i conti, considera cosa hai portato a termine e cosa no, perché e valuta cosa puoi cambiare … vedrai che avrai delle sorprese!


È fondamentale avere una sola lista di riferimento, il senso è: ridurre la dispersione!

Avere post-it sparsi ovunque crea solo confusione, fa perde il controllo della situazione, e spesso vengono dimenticati. L’unica doppia lista consentita è quella professionale in cui viene pianificata solo la giornata lavorativa al di fuori dalla tua vita privata; ma nel caso di un lavoro indipendente, free lance o altro meglio tenerne una sola.

Gli strumenti usati per la tua “to-do list” sono tanti, a te scegliere quello che preferisci e trovi più flessibile alle tue esigenze: un semplice foglio di carta, per chi vuole essere più professionale un’agenda, gli amanti della tecnologia possono usare l’agenda di outlook, le note del cellulare, esistono anche APP da scaricare (ad esempio RTM Remenber The Mikl) oppure uno Smart Notebook (Smart Writing System di Moleskine o Rocketbook) questi ultimi permetto di collegare taccuini cartacei ai dispositivi digitali.


Scrivere tutte le cose 📃che vuoi portare a termine nel medio/lungo termine e quotidianamente estrapolarle dalla to-do list.

L’ideale è scrivere e rivedere il piano la sera prima di andare a dormire.


Calcolare l’imprevisto 😩 chiama un’amica, traffico, fila al supermercato, …) devi essere onesto con te stesso, non sei alle olimpiadi e non stai correndo i 100 m piani! Prenditi il giusto tempo per fare le cose.

Agli appuntamenti cerca di arrivare prima, non puntuale perché sarà automatico che arriverai in ritardo! (è un meccanismo psicologico: la mente si concentrerà sulla stima del tempo minimo necessario e non calcolerà gli imprevisti).


Essere consapevole 🤔 le tue priorità possono cambiare spesso, in continuazione. Devi metterti in condizione di poter scegliere in ogni momento la giusta priorità, creare un sistema che permetta una visione generale delle cose e decidere su cosa concentrarti. L’intelligenza sta nella flessibilità agli imprevisti.


Impara a delegare e a dire di no! 💁‍♀️ Cerca di smettere di pensare che sai fare tutto, tutto bene e solo tu, questo non significa che non sia così, ma delegando responsabilizzi anche chi ti sta intorno con il vantaggio di scaricarti dai tanti impegni e di viaggiare più leggera.

Delegare spaventa perché si ha paura di perdere il controllo della situazione, consiglio: indica nella lista chi deve fare cosa e ricordati di dirglielo*


Tutto questo richiede sforzo e una buona dose di forza di volontà, all’inizio sembrerà noioso e frustrante ma ti assicuro che con un po’ di impegno, diventerà un’abitudine che ti migliorerà la vita e ne trarrai tanti benefici:


  • Avrai una tabella di marcia ben definita;

  • Potrai tenere sempre controllati gli impegni dai più piccoli a quelli più importanti;

  • Eviterai lo spreco di tempo e di energie mentali nel ricordare cosa devi fare e quando;

  • Una corretta gestione delle tue attività ti aiuterà a vivere meglio;

  • Un mente libera è il primo passo per una vita organizzata;

  • Ma soprattutto avrai più tempo per fare quello che ti piace!


Se hai trovato interessante questo argomento ti invito a iscriverti al mio blog e seguire anche i prossimi post in cui parlerò di altri temi legati alla gestione del tempo e non solo 😀

Ti aspetto anche sulle mie pagine facebook e instagram.



A presto!

TiRiordino Professional Organizer 👈



(¹) I bisogni essenziali, la Piramide di Maslow. Maslow è uno psicologo statunitense noto per avere ideato la scala dei bisogni umani: dai più necessari ai più complessi.


(²) Come decidere cosa è prioritario, cosa fare prima ed eventualmente tralasciare? Ci sono una serie di strumenti che possono aiutarci, uno di questo è la Matrice di Eisenhower












.

52 visualizzazioni0 commenti

Post recenti

Mostra tutti