Come organizzare la scrivania

Ciao bentornato/a!

Per avere una scrivania ben organizzata un ottimo sistema è quello del bersaglio. In cosa consiste?

Il sistema e semplicissimo e si chiama proprio la regola del bersaglio!

Primo cerchio, il più piccolo e include la sedia e la tua persona. In questo cerchio si dovrebbe avere gli strumenti basilari per il lavoro: il computer, il telefono, la pratica in elaborazione e tutto ciò che la concerne. Scarica la scheda in PDF per una postazione ergonomica.

Secondo cerchio, un po´ più ampio e viene tracciato allargando le braccia. In questa zona vengono posizionati tutti gli strumenti che servono sempre: le penne, le matite, lo scanner o la stampante, l’agenda, l’aggraffatrice e così via.

Terzo cerchio, in questa zona più ampia troveranno spazio tutte le cose che ti servono occasionalmente.

Inoltre ...

Archivia i documenti

La scrivania è un piano lavoro, non un posto dove accumulare materiale. Quindi l’ideale è trovare ogni giorno 5 minuti per archiviare le pratiche evase e buttare tutto ciò che non serve più. L’archivio può trovare posto altrove, al di fuori dell’ultimo cerchio.

Tutto il necessario

Lo scopo della scrivania è quello di avere spazio libero per il lavoro da svolgere incrementando così l’organizzazione, la produttività e l’efficienza senza inutili dispersioni. Elimina tutto il superfluo o quelle cose che usi occasionalmente e che intralcia il tuo lavoro.

Tra le cose necessarie per svolgere il mio lavoro io includo sempre anche una bottiglia d’acqua.

Fai ordine

Quando ti capita di avere un po´di tempo libero a disposizione abituati a svuotare la tua scrivania, cassetti compresi, in modo da pulirla e controllare che non ci sia qualcosa da buttare. Spesso nel fondo dei cassetti si accumulano cianfrusaglie di ogni genere, oggetti vecchi e inutili, appunti e note ormai obsolete, agende, …

Personalizza l’ambiente di lavoro

Si lo so ti ho appena detto di tenere sulla scrivania solo il necessario al lavoro ma, diciamocelo, un pizzico di originalità e personalità aiuta a rendere piacevole l’ambiente dove passi la maggior parte del tempo. Generalmente uno dei due angoli esterni della scrivania sono punti non utilizzati e una foto di famiglia oppure una tazza ricordo di un viaggio o una piantina (informati dal tuo fiorista di fiducia, ci sono piante apposta per resistere in ufficio) ci stanno. Se è consentito sfrutta anche le pareti per appendere foto o stampe. E anche se l’ufficio ti fornisce tutto il necessario per la cancelleria puoi portare con te qualcosa che ti piace, ad esempio la tua penna preferita.

Sistema i documenti

Le vaschette porta corrispondenza sono necessarie per stabilire dove riporre i documenti (in entrata, in uscita, da evadere, urgente, …). Questo accorgimento è utile anche per i tuoi colleghi che sapranno sempre dove mettere le nuove pratiche.

Sistema i cavi

Spesso, e lo dico per esperienza, sotto la scrivania vagano cavi di ogni genere senza controllo con il rischio di inciampare. Sistemali, usa delle fascette, oppure i ferma cavi o delle canaline e toglili di mezzo.

Spazi comuni

Negli open space, o quando ci sono scrivanie contigue, è necessario porre un occhio di attenzione anche a ciò che ci circonda:

• Stabilire dei limiti per distinguere gli spazi lavorativi e personali;

• Etichettare le cose personali e cercare di evidenziare i propri documenti da quelli del collega;

• Designa un posto specifico per i documenti da condividere. In questi casi, lo spazio a disposizione è poco cerca quindi di ridurre al minimo le tue cose personali e portati uno zainetto, da tenere vicino a te, con tutto il necessario per la giornata.

Spero che questi consigli ti siano utili e se non vuoi perdere l’appuntamento settimanale ti invito ad iscriverti al mio blog e a seguirmi sulla mia pagina di instagram @tiriordino_po

A presto!

TiRiordino Professional Organizer