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ORGANIZZARE I DOCUMENTI DI CASA - CARTA VS DIGITALE

Aggiornamento: 4 feb

Archiviazione dei documenti di casa cartaceo o digitale?

Qual è la soluzione migliore?



Partiamo dal fatto che conservare i documenti per un determinato periodo di tempo è obbligatorio anche per i privati.

Inoltre esiste un altro aspetto. In un mondo sempre più computerizzato dobbiamo accettare l’esistenza di un cambiamento in atto estremamente importante: ormai quasi tutti i servizi sono orientati e offrono la possibilità di accedere, tramite il proprio account, all’archivio personale e gestire i propri documenti senza ricorrere alla carta. Quindi si rende sempre più necessario archiviare i documenti non solo con il classico metodo cartaceo ma anche con i più moderni mezzi

Al momento però il digitale divide ancora in due, chi ha una repulsione e rimane fedele alla carta chi invece non può farne a meno.


La scelta di optare per uno o l’altro dipende dalle preferenze personali, dalle esigenze specifiche e dalla dimestichezza che ognuno di noi ha con la tecnologia.

Io personalmente mi sono orientata verso la seconda soluzione e con il passare del tempo, salve qualche rara eccezione, ho eliminato tutta la documentazione cartacea.

Vediamo i pro e i contro dei due sistemi.


CARTACEO


Pro

  • L’archivio cartaceo offre una sensazione tangibile e sicuramente è più familiare e confortevole.

  • Questo tipo di documento non è esposto a perdite di dati dovuti a guasti tecnologici e a intrusioni informatiche.

  • L’accessibilità è immediata poiché non dipende dalla necessità di avere dispositivi elettronici e connessioni a Internet.

  • La privacy è maggiormente tutelata non essendo facilmente accessibili a terzi.


Contro

  • L’archivio cartaceo occupa spazio fisico e con il tempo può diventare ingombrante.

  • Se non si seguono regole di archiviazione precise la ricerca di un documento più diventare più difficoltosa rispetto a quella digitale.

  • La carta, con il tempo, si deteriora o a causa di danni come acqua e fuoco può anche andare distrutta.



DIGITALE



Pro

  • L’archivio digitale non occupa spazio fisico.

  • L’uso di questa soluzione rappresenta un risparmio di carta e costi.

  • L’accessibilità da remoto rende i documenti facili a reperirsi in qualsiasi momento e luogo.

  • Ovviamente con l’archiviazione cloud bisogna avere una connessione Internet.

  • Non sono soggetti all’usura del tempo e a pericoli acqua e fuoco.

  • In caso di perdita con il backup è facile ripristinarli



Contro

  • Per queto tipo di archiviazione è importate adottare misure di protezione come password per evitare l’accesso non autorizzato.

  • Backup regolare (dispositivi esterni e cloud) sono importanti per evitare la perdita di dati.

  • Bisogna avere delle conoscenze di base delle tecnologie digitali.



CONSIGLI


Per quanto riguarda i documenti importanti (quelli che vanno conservati sempre), raccomando di effettuare una scansione e conservarne una copia anche nell'archivio digitale.

Questo va a tutela in caso di danneggiamento o smarrimento.

 

Qualsiasi sistema tu decida di scegliere l’importante è che sia un sistema semplice ed intuitivo. Etichetta ogni raccoglitore, busta, cartella in modo chiaro non solo per te ma per tutti i membri della famiglia.


Questione di abitudini

L’organizzazione non è solo “archiviare” ma anche adottare buone abitudini per mantenerlo in ordine e aggiornato:

  • decidi uno spazio in cui raccogliere i documenti in entrata di tutti i giorni;

  • revisiona regolarmente (almeno una volta alla settimana) le carte raccolte e vedi le azioni da intraprendere (formulari da compilare, scadenze bollette da pagare, ...);

  • revisiona regolarmente anche gli archivi, elimina ciò che non serve più, aggiorna e segna eventuali scadenze importanti;

  • se prendi un documento ricordati di rimetterlo a posto quando non ti serve più.


Per aiutarti QUI trovi un esempio di come creare il tuo archivio: categorie e sotto-categorie e la tabella con i tempi di conservazione dei documenti.

Non importa quale sistema scegli di adottare, il senso di archiviazione rimane sempre lo stesso.


Se vuoi sapere come organizzare i tuoi documenti puoi andare a leggere i post sul mio profilo Instagram



Pensi di non farcela da sola e vuoi qualcuno che ti aiuti a trovare il miglior metodo organizzativo per i tuoi documenti? Nessun problema, contattami QUI! Sarò felice di aiutarti 😊


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