Come archiviare i documenti cartacei

Nel mio lavoro di Professional Organizer un problema che riscontro spesso con i clienti è quello dell’archiviazione dei documenti di casa. Per la maggior parte delle persone è una scocciatura e nello stesso tempo si lamentano perché ogni volta che cercano qualcosa non la trovano, perdono parecchio tempo e finiscono con lo spazientirsi. I risultati sono catastrofici e si rischia anche di rimetterci dei soldi.

Come ovviare il problema?

Qui di seguito ti indicherò il percorso da seguire per aiutarti ad organizzare un archivio

• Semplice e intuitivo.

• Facilmente accessibile a tutti i membri della famiglia.

• Che farà risparmiare tempo quando si cerca un documento e, quando si tratta di pagamenti, anche soldi.

Inizialmente ci vorrà un po’ di tempo e di impegno ma ti garantisco che saranno energie ben spese, dal momento che tutto è in ordine vedrai che sarà più facile mantenerlo.

La prima cosa da fare è predisporre un’unica zona di raccolta (una cassetta) nota a tutti i componenti della famiglia, dove mettere la carta che entra in casa: fatture da pagare, volantini, documenti relativi al lavoro o alla scuola, ecc.

Cerca di dedicare un giorno alla settimana (al massimo ogni due) allo smaltimento della cassetta per evitare che si crei troppo accumulo, più sistematicamente viene fatto e più sarà semplice.

PAGARE

Non appena arrivano le fatture: pinzare tutti i fogli che fanno parte del documento, evidenziare la data del pagamento e mettere il tutto in una cassetta o una cartelletta l’importante che sia abbastanza in vista e in ordine di data. Una volta pagate le bollette si archiviano negli schedari.

ARCHIVIARE

Per l'archiviazione dei documenti procurarsi:

• Classificatori, si possono scegliere di un colore per ogni argomento ed etichettarli.

• Cartelline trasparenti, aiutano a conservare i documenti in buono stato e a visionarli facilmente quando si cercano.

• Divisori colorati.

• Post-it nel caso dovessi mettere una nota o un promemoria al documento.

I sistemi di archiviazione sono personali, ognuno può adottare il proprio sistema. Il mio consiglio è di partire dalle categorie come ad esempio: casa, documenti personali, auto, banca ed eventualmente creare delle sottocategorie. In ogni caso evitare schedari con “varie” o “miscellanea”, creano solo confusione e non risolvono il problema.

Archivia sempre per data decrescete ,quando apri un classificatore l’ultimo foglio ricevuto è il primo che vedi.

MANTENIMENTO

Una volta all’anno (gennaio) si dovrebbe togliere dagli schedari tutto ciò che non serve più e mettere i documenti in un “archivio storico”, sempre suddiviso per categoria e sottocategoria, evidenziando solo l’anno di appartenenza e posizionarlo in un posto non di comodo accesso (verranno usati solo in casi eccezionali). In questo modo i vostri schedari saranno di nuovo liberi: via il vecchio dentro il nuovo!

CONSERVA IL NECESSARIO

La domanda più ricorrente è per quanto tempo si devono conservare i diversi documenti? Non tutto deve essere conservato per decenni, ad esempio fatture per acquisti occasionali o corsi frequentati possono essere buttate anche dopo 1 anno o 2 se hanno una garanzia. L’importante è chiedersi se un certo documento potrà ancora servire per dimostrare qualcosa più in là nel tempo. 👉 scarica il PDF

Fammi sapere se hai trovato utili questi consigli o se hai un altro metodo con cui ti sei trovato bene e da condividere con i lettori del blog, lo spazio per i commenti è qui sotto ed è a tua disposizione.

Prossimamente parlerò di come archiviare i documenti in digitale, se non vuoi perderti nessun aggiornamento ti invito a iscriverti al blog e ti aspetto anche sulle mie pagine Facebook e Instagram.

A presto!

TiRiordino Professional Organizer