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Condividere gli spazi in ufficio


Ciao e bentornata/o!



L’articolo in cui ho parlato della condivisione degli spazi di casa ha attirato l’attenzione di molti lettori tantoché mi è stato chiesto di dedicarne uno anche all’ambiente lavorativo.


 

La maggior parte di noi condivide per molte ore lo spazio con altre persone, colleghi che con il tempo possono diventare anche amici, ma purtroppo non tutti, d’'altronde i colleghi non possiamo sceglierli su misura per noi quindi in ufficio più di ogni altro luogo, dobbiamo attenerci a delle regole.

Inoltre, essere costretti a dividere spazi (open-space o spazi ridotti) può essere molto stressante e spesso va a discapito anche della concentrazione e produttività.



Principalmente, per mantenere l’equilibrio in ufficio, valgono le stesse regole di una qualsiasi convivenza



  • comunicare sempre in modo civile;

  • trovare dei compromessi;

  • rispetto;

  • essere socievoli e aperti.



In aggiunta a ciò, per evitare di entrare in un circolo vizioso che potrebbe portare ad una situazione di sfinimento psicologico, ci deve essere il rispetto di alcune norme ispirate al galateo.


Puntualità - Essere puntuali è una forma di professionalità e di buona educazione. Esistono i contrattempi ma queste questi devono essere delle eccezioni.

Privacy - Bisogna rispettare la sfera personale altrui: non intromettersi in questioni personali, non fare domane inopportune, non dare consigli non richiesti. Sono regole di buona maniera soprattutto rivolte ai colleghi con cui i rapporti sono solo professionali. Anche le proprie telefonate personali devono essere poche e brevi. Per quanto riguarda la privacy del lavoro è sempre bene bussare prima di entrare in un ufficio e se la porta è chiusa aspettare di essere invitati. Anche i documenti riservati, non vanno lasciati in giro ma tenuti in luogo protetto.

Pettegolezzi - Evitare il più possibile i pettegolezzi e di sbandierare ai quattro venti confidenze proprie e altrui. Questo tipo di comportamento può diventare molto dannoso nei confronti della persona di cui si parla e può mettere anche a disagio colleghi più riservati e non avvezzi a questa pratica di chiacchiericcio.

Chiacchiere - Scambiare quattro chiacchiere tra colleghi fa bene ma attenzione a non superare il limite diventando un disturbo per gli altri. Attenzione ai toni e gli argomenti, alcune persone possono non condividere le stesse abitudini. Sono da evitare inoltre comportamenti troppo confidenziali o troppo freddi e soprattutto evitare i flirt con i colleghi.

Disponibilità e cortesia - Cercare di mantenere il più possibile un comportamento educato e cordiale. Salutare quando si arriva e quando si esce ed essere disponibili nell’aiutare i colleghi in difficoltà. Gentilezza e disponibilità ripagano sempre.

Ordine e pulizia - In primis avere una corretta igiene personale. Rendere l’ufficio confortevole aiuta a lavorare più serenamente ma attenzione a non eccedere con le personalizzazioni (foto, poster, disegni dei figli) nell’eventualità che si volesse fare qualcosa di più è bene chiedere se tutti sono d’accordo. Non invadere le parti comuni, lasciarle sempre pulite, in ordine, ed evitare pranzi con odori intensi. Stessa cosa anche per la scrivania, benché si tratti di uno spazio personale, è preferibile evitare sporco e disordine, questo denota un segno di rispetto e professionalità nei confronti del luogo in cui si lavora.

Critiche costruttive - Per crescere professionalmente è necessario sapere accettare le critiche come anche proporle in modo educato. Ricorda che vale la regola “loda in pubblico, critica in privato” (Cit. Vince Lombardi).

Assenze dal lavoro - Evitare assenze non giustificate o false e pause lunghe e inutili.

Assolutamente no - Per chi volesse fumare è d’obbligo usufruire degli spazi consentiti senza costringere i colleghi a subire fumo passivo.

Altre regole - In relazione alle cariche e ai rapporti che si andranno stabilendo nel tempo cambieranno alcuni comportamenti come la formalità (dal LEI al TU). Per l’abbigliamento, in molti posti di lavoro esiste un Dress Code a cui attenersi, in ogni caso adeguarsi al contesto in cui ci si trova senza eccedere nel cattivo gusto.




 

Cosa fare quando le regole non vengono rispettate?

La cosa migliore è risolvere subito il problema parlandone con la persona interessata, oppure con la persona responsabile, sarà poi suo compito fare rispettare le regole, riportare l’ordine e cercare di fare convive tutti in maniera educata e pacifica.


Queste elencate sopra non sono solo regole di educazione ma anche di empatia ed attenzione verso gli altri necessarie per una civile convivenza. Serve inoltre un po' di sforzo anche per vedere noi “da fuori”, essere sinceri e chiederci come è visto il nostro comportamento dall’esterno.


Spero che l’articolo ti sia stato utile e perché no magari condividilo con i tuoi colleghi 😉






A presto!

TiRiordino Professional Organizer

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